ORGANIZAÇÃO INTERNA, EXECUÇÃO FINANCEIRA E MEDIDAS DE
ORGANIZAÇÃO, MODERNIZAÇÃO E DESBUROCRATIZAÇÃO DA FCT
[...]
Modernidade e rigor no funcionamento, comunicação flexível e aberta
O funcionamento da FCT orienta-se por critérios de qualidade e rigor, adoptando
referências de excelência internacional, de modo a assegurar:
· O exercício moderno da administração da política
científica e tecnológica num sistema de crescente dimensão, diversidade,
internacionalização e exigência;
· O desenvolvimento de uma cultura organizacional e de
comunicação desburocratizada, flexível e aberta, com continuada inovação de
procedimentos e métodos de trabalho, e em permanente interacção com a
comunidade científica e tecnológica e com o público em geral;
· A intervenção eficaz no contexto internacional, num
período caracterizado pela globalização económica e social, e em que prevalece
a sociedade da informação e do conhecimento.
Por isso, uma das preocupações da FCT
tem sido assegurar o suporte dos seus serviços em tecnologias modernas de
informação e comunicação.
Medidas de Organização, Modernização e Desburocratização
A FCT viveu, desde que foi criada em 1997 a partir da JNICT, um período de intensa reorganização e modernização. Ao mesmo tempo expandiu a dimensão e diversidade das actividades e aumentou o rigor, a qualidade, a abertura ao exterior e a transparência das operações, concretizada com recursos humanos muito limitados.
A FCT disponibiliza publicamente na Internet
uma lista resumida das Medidas de Organização, Modernização e Desburocratização
tomadas em cada ano do seu funcionamento que se transcrevem em tabelas no Anexo
III.
Modernização dos meios de comunicação e informação
Numa primeira fase, foram profundamente revistos e modernizados os meios de
comunicação, desde a comunicação por fax (limitada a um posto central) e
telefónica (baseada numa central obsoleta), à comunicação electrónica externa e
interna (praticamente inexistentes), nomeadamente redes computacionais, correio
electrónico, Internet e Intranet.
Utilização da Internet para disponibilização pública de informação
A FCT passou a utilizar a Internet,
bases de dados computacionais de amplo acesso pela Internet e a comunicação electrónica como instrumentos permanentes
de gestão e comunicação, incluindo os aspectos de planeamento e relato das
actividades, aliás, à medida que se iam concretizando.
Além de assegurarem a disponibilização pública de informação e a
transparência dos financiamentos atribuídos pela FCT, as bases de dados
mantidas na Internet constituem um
poderoso instrumento de interligação e comunicação entre os investigadores e
entre estes e as instituições científicas, com o objectivo de facilitar a
interligação em rede da comunidade científica e a ligação desta com a
sociedade.
Foram exploradas as potencialidades da Internet
para assegurar processos descentralizados e eficazes, mas com informação
consolidada disponível num ponto unificado, nomeadamente de anúncios para
oportunidades de obtenção de bolsas de investigação científica e tecnológica
atribuídas por outras instituições nacionais e de anúncios das oportunidades de
emprego científico para doutorados no país.
Revisão e clarificação dos procedimentos de avaliação
Foram profundamente revistos e reorganizados os procedimentos de avaliação,
e reformulados os regulamentos e formulários de candidatura e avaliação das
várias linhas de apoio geridas.
Revisão e simplificação de procedimentos administrativos e financeiros
Procedeu-se a uma significativa revisão e simplificação de procedimentos
administrativos e financeiros.
Desenvolvimento de sistema de submissão electrónica, avaliação e gestão de projectos pela Internet
Foi desenvolvido um sistema pioneiro de submissão electrónica de
candidaturas pela Internet, SAPIENS – Submissão e Avaliação de Propostas
pela Internet em Segurança, que, além de facilitar a preparação de
candidaturas a partir de qualquer ponto de acesso à Internet e assegurar o rigor da informação digitalizada, permite
que os avaliadores tenham acesso às candidaturas a avaliar e a formulários de
avaliação electrónicos residentes nos servidores de bases de dados da FCT, a
partir de qualquer ponto de acesso à Internet,
e possibilita a gestão administrativa e financeira dos projectos
computacionalmente.
Este sistema guindou a FCT em 1999 para a linha da frente mundial na
adopção de sistemas de submissão e gestão electrónica de projectos de
investigação, constituindo um exemplo avançado de administração pública
electrónica.
Atitude de rigor, qualidade e transparência
Foi dada particular atenção ao desenvolvimento de uma cultura de rigor,
qualidade e transparência nas actividades, e de abertura e correcção no
atendimento público.
Figura 17.2 – Vista da Loja do
Cientista (Fonte: FCT)
Loja do Cientista
Em 2001 deram-se os passos decisivos para a abertura em Março de 2002 da Loja do Cientista, junto às instalações
da FCT, local moderno de atendimento personalizado que permitiu projectar a FCT
para o espaço exterior envolvente e estender ao atendimento presencial a
atitude de abertura e transparência iniciada pela Internet em 1998, Figura 17.2. Procura-se concretizar um atendimento one-stop. A Loja do Cientista está
equipada com um inovador sistema de marcação de vez de atendimento que pode ser
consultado por telemóvel usando o sistema SMS para saber qual é o número de vez
a ser atendido no momento e que também pode enviar automaticamente uma chamada
quando se aproxima a vez do utilizador.
Execução financeira
A evolução da execução financeira, nas componentes de investimento no
Sistema de Ciência e Tecnologia (SCT) e de funcionamento interno é indicada na
Figura 17.3.
Figura 17.3 - Execução financeira da FCT (>Ago.1997) e
da JNICT (<Ago.1997) (preços correntes)
(Fonte: Contas
de Gerência da FCT e da JNICT)
De 1997 para 2001,
o investimento no Sistema de Ciência e Tecnologia gerido pela FCT foi mais do
que duplicado, a preços correntes, passando de 87 milhões de Euros em 1997 para
176 milhões de Euros em 2001, enquanto as despesas de funcionamento
permaneceram praticamente constantes.
A distribuição do investimento no Sistema de Ciência e Tecnologia por
grandes áreas programáticas em 2001 é indicada na Figura 17.4.
Figura 17.4 – Repartição do investimento
da FCT no SCT por
grandes áreas programáticas, 2001
(Fonte: FCT)
Figura 17.5 - Despesas de Gestão da FCT (>Ago.1997) e
da JNICT (<Ago.1997) em Relação ao
Investimento da
FCT/JNICT no Sistema de Ciência, Tecnologia e Inovação (%)
(Fonte: Contas de Gerência da FCT e da
JNICT)
Eficiência financeira
A razão entre as
despesas de funcionamento interno e o investimento no Sistema de Ciência e
Tecnologia seguiu uma tendência decrescente, Figura 17.4, situando-se à volta
de 3% em 2001, atingindo um nível de
eficiência financeira notável, muito raro tanto em âmbito nacional como
internacional.
Principais dificuldades encontradas na gestão
Alguns dos procedimentos de gestão da
administração pública tornam-se sérios obstáculos a uma gestão eficiente e com
mais qualidade.
Uma das principais dificuldades
respeita à gestão de recursos humanos. Não há os instrumentos adequados a uma
boa gestão de recursos humanos, sendo as principais carências o facto de não
ser possível premiar a qualidade de serviço de uma maneira efectiva. A
inexistência prática de mecanismos de gestão de recursos humanos é uma
gravíssima limitação do funcionamento da administração pública.
O bloqueio praticamente total dos
mecanismos de contratação de novos quadros é também um sério obstáculo, em
particular porque as funções e actividades da FCT expandiram-se muito e, por
outro lado, a utilização de novas tecnologias aumentou consideravelmente e as
exigências de especialização técnica são maiores. As carências de recursos
humanos fizeram-se sentir, limitando a capacidade da FCT responder com uma
qualidade e eficiência ainda maiores. Além disso, nenhuma organização pode
manter vitalidade sem um fluxo de rejuvenescimento de recursos humanos.
Relativamente à gestão financeira, a
principal dificuldade é o ciclo mensal de requisição de fundos e pagamentos,
dentro das regras em vigor. Na verdade, com a exigência de requisitar fundos no
início de cada mês, esperar duas a três semanas pelo seu recebimento, efectuar
pagamentos a entidades externas e deixar no final do mês os saldos das contas
bancárias próximos de zero, é praticamente impossível garantir-se uma elevada
eficiência de funcionamento. Esta obstrução é ainda maior para organismos cujas
funções são de investimento externo, como é o caso da FCT que transfere para
outras entidades do Sistema de Ciência e Tecnologia cerca de 97% do seu
orçamento, o que em 2001 correspondeu à execução média mensal de transferências
no valor 18 milhões de Euros, relativos a cerca de duas centenas de entidades e
a actividades da ordem da dezena de milhar.
É, também, de referir que os
procedimentos de aquisição serviços não são adequados às áreas mais dinâmicas
baseadas nas novas tecnologias, onde se requer uma rapidez e flexibilidade que
ficam seriamente limitadas pelos procedimentos em vigor.
Um outro aspecto prende-se com os
sistemas de controlo, auditoria e acompanhamento. Verifica-se uma ênfase
excessiva nos processos e procedimentos e praticamente a não consideração dos
resultados e impactos, quando deveria ser exactamente o contrário.
As necessidades de participação em
comissões de diversa ordem são inúmeras, em particular em relação com a gestão
de programas operacionais do QCA, e, na maioria dos casos, têm poucos
resultados e exigem uma desproporcionada dedicação de tempo.
Por outro lado, entidades diversas
exercem as suas funções de controlo independentemente e, muitas vezes, com
sobreposições. Em 2001, a FCT recebeu numerosas auditorias diferentes que
envolveram o Tribunal de Contas, a Inspecção Geral de Finanças, estruturas de
gestão de programas operacionais do QCA, a Direcção-Geral do Desenvolvimento
Regional, o Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, várias instâncias dos
serviços da Comissão Europeia e empresas privadas de auditoria contratadas por
algumas daquelas entidades. Dado que os serviços da FCT têm de interagir com os
auditores, cada uma destas ocasiões é uma séria perturbação do funcionamento
operacional do dia a dia, em particular quando os auditores têm pouca
experiência da administração pública e do sector de C&T, como aconteceu em
vários casos com auditores privados contratados por entidades públicas. Houve
uma altura em que se sobrepuseram seis auditorias, o que seria razão suficiente
para bloquear todas as outras operações da instituição.
Com estas limitações, é com um grande
esforço adicional e o empenho voluntarioso dos funcionários mais competentes e
dedicados que as funções são realizadas, mas há que ter a consciência que os
procedimentos em vigor, nos vários aspectos aqui referidos, são fortemente
limitativos da qualidade de serviço da administração pública e carecem de
revisão urgente.
Publicações sobre as actividades da FCT
A FCT mantém actualizadas na Internet
páginas de informação exaustiva sobre as suas actividades.
O OCT editou numerosas publicações
relacionados com as actividades da FCT que são listadas na Tabela 17.1.
Tabela 17.1 – Lista
de publicações do OCT relativas a actividades da FCT
1997
Livros em Ciências
Sociais e Humanas 1986 - 1996 (catálogo da produção científica em suporte
papel, lançado na Feira de Frankfurt- 1997);(bilingue Português/ Inglês);
Livros em Ciências
Sociais e Humanas 1986 - 1996) (catálogo da produção científica que inclui
dissertações de doutoramento em suporte CD-ROM);
Principais Indicadores
de Ciência e Tecnologia em Portugal, 1988-1995 (versão Portuguesa e Inglesa);
Projectos em curso
financiados pelo MCT - Outubro de 1997 (suporte papel);
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Matemática;
Relatório da Avaliação
das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Física;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Química;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências da Vida;
Relatório da Avaliação
das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências da Terra e do Espaço;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências do Mar;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências Agrárias;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências da Saúde;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Engenharia Mecânica;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciência e Engenharia dos Materiais;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Engenharia Civil;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Engenharia Química e Biotecnologia;
Relatório da Avaliação
das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Engenharia Electrotécnica e Informática;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Economia e Gestão;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Sociologia, Antropologia, Demografia e Geografia;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências da Educação e Psicologia;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Ciências da Linguagem;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997, Estudos Literários,
Artísticos, Filosofia e História;
Relatório da
Avaliação das Unidades Financiadas pelo Plurianual - 1997 (volume de síntese).
Sumários
Estatísticos sectoriais do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico
Nacional - 1995 (Empresas);
Sumários
Estatísticos sectoriais do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico
Nacional - 1995 (Ensino Superior);
Sumários
Estatísticos sectoriais do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico
Nacional - 1995 (Estado);
Sumários
Estatísticos sectoriais do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico
Nacional - 1995 (IPSFLs);
1998
Projectos em curso financiados pelo MCT - 1997. Projectos de investigação em Portugal (CD-ROM)
Relatório do Inquérito à Cultura Científica
Perfil da Investigação Científica em Portugal - Matemática (bilingue Português/ Inglês).
Perfil da Investigação Científica em Portugal - Física (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da Investigação Científica em Portugal – Ciências da Saúde (bilingue
Português/ Inglês);
Perfil da Investigação Científica em Portugal – Ciências da Educação e
Psicologia (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da Investigação Científica em Portugal – Economia e Gestão (bilingue
Português/ Inglês);
Perfil da Investigação Científica em Portugal – Engenharia de Materiais
(bilingue Português/ Inglês);
1999
Doutoramentos por
Universidades Portuguesas, 1970 - 1997 (versão Português/ Inglês).
Livro Branco do
Desenvolvimento Científico e Tecnológico Português 1999-2006 (suporte CD-ROM);
Perfil da
Investigação Científica em Portugal - Antropologia, Demografia, Geografia, Sociologia (bilingue Português/
Inglês).
Perfil da
Investigação Científica em Portugal - Ciências Biológicas (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da
Investigação Científica em Portugal - Engenharia Mecânica (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da
Investigação Científica em Portugal - Eng. Electrotécnica e de Computadores (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da Investigação
Científica em Portugal – Filosofia (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da
Investigação Científica em Portugal – História (bilingue Português/ Inglês);
Perfil da
Investigação Científica em Portugal - Química, Eng. Química e Biotecnologia (bilingue Português/ Inglês);
Principais
Indicadores de Investigação e Desenvolvimento em Portugal 1988-1997 (versão
Português/ Inglês);
Produção Científica
Nacional em Ciências da Saúde, 1996, 1997, 1998;
Produção Científica
Nacional Referenciada Internacionalmente, 1981 - 1998 (bilingue Português/
Inglês) - esgotado;
Produção Científica
Nacional Referenciada Internacionalmente, 1998;
Produção Científica
Portuguesa em Ciências Sociais, 1995, 1996, 1997;
Programas de
Formação Avançada de Recursos Humanos em C&T, 1990 - 1998 (versão
Português/ Inglês);
Projectos de
Investigação em Portugal - 1999 (suporte CD-ROM).
2000
Relatório do
Inquérito à Cultura Científica dos portugueses - 1996/9
Produção Científica
Portuguesa em Ciências Sociais e Humanas, 1989-1998 (suporte CD-ROM).
Sumários
Estatísticos do Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico Nacional - 1997 (Estado, Ensino Superior, IPsFL e Empresas).
2001
Relatório da Avaliação das Unidades de Investigação
Financiadas pelo Programa Plurianual - 1999/2000
Sumários Estatísticos do Inquérito ao Potencial
Científico e Tecnológico Nacional - 1999 (Estado, Ensino Superior, IPsFL e Empresas), publicação na Internet.
2002
Ciência e
Tecnologia, Principais Indicadores Estatísticos 2002